چابکی سازمانی

      چابکی در واقع برای مهندسی سازمان های رقابتی یک پارادایم جدید شده است. نیاز به این پارادایم جدید، مبتنی بر افزایش نرخ تغییر در محیط است که مؤسسات را وادار به پاسخ پیش کنشی به تغییرات می کند.(Proactive) چابکی، در آغوش گیرنده تغییرات، تهاجمی و رشدگر است. چابکی به دنبال پیروزی و موفقیت در سود، سهم بازار و به دست آوردن مشتریان در بازارهای رقابتی است که بسیاری از سازمان ها به علت اینکه این بازارها مراکز متلاطمی هستند، از ورود به آن بازارها هراسان هستند. برای چابکی نهایتی فرض نمی شود و نقطه ای وجود ندارد که سازمان یا فرد به غایت چابکی رسیده و آن را کامل کرده باشد. چابکی به طور دائم به عملکرد پرسنل و سازمان، ارزش محصول و خدمات، و تغییر دائم در زمینه فرصتهای حاصل از جذب مشتری توجه می کند و مستلزم آمادگی دائم برای رو به رو شدن با تغییرات بنیادی و سطحی است و سازمان های چابک همیشه برای یادگیری هرچیز جدیدی که باعث افزایش سودآوری ناشی از بهره گیری از فرصت های جدید می شود، آماده اند.

در نتیجه چابکی شامل دو مفهوم اساسی است:

-1 پاسخ به تغییرات )پیشبینی شده و غیرمنتظره( با روش های مناسب و در زمان مناسب

-2 بهره برداری از تغییرات و کسب مزایای تغییر به عنوان فرصت ها

زمانی سازمان ها می توانند به سازمان ی چابک تبدیل شوند که بتوانند با موفقیت کامل مدیریت کیفیت جامع و ...را به اجرا دربیاورند. JIT تولید به هنگام ،QFD توسعه عملکرد کیفیت. چابکی و سریع بودن سازمان به معنای حداکثر انعطاف پذیری است به طوری که نه تنها به تغییرات بازار و نیاز مشتریان پاسخ دهد، بلکه فرصت هایی را فراهم کند که بتواند در میان رقبا به عنوان سازمان برتر شناخته شود.

چابک سازی، فرآیندها و افراد سازمان را با تکنولوژی پیشرفته همگام ساخته و نیازهای مشتریان را براساس محصولات و خدمات با کیفیت، در یک بازه زمانی نسبتاً کوتاه رفع می کند. شرکت و سازمانی که بتواند چابک سازی را پیاده کند، ممکن است بتواند در صحنه جهانی حضور مسلط داشته باشد.

تولید چابک را می توان به عنوان ساختاری در نظر گرفت که در داخل هر سازمانی توانایی توسعه محصولات و استراتژی کسب و کار را داراست. این ساختار بوسیله 3 منبع اولیه پشتیبانی می شود:

1 . ساختار مدیریتی و سازمانی نوآورانه

2 . افراد توانمند با دانش و مهارت بالا )کارگر دانش(

.3  تکنولوژی های هوشمند و انعطاف پذیر

چابکی نیازمند توانائی مدیریت و کاربرد دانش است. در این صورت سازمان توانایی بالقوه برای استمرار حیات در محیط کسب و کار متغیر و پیش بینی ناپذیر به دست می آورد. به عقیده داو ، سرعت پاسخ گوئی و مدیریت دانش دو رکن اساسی و مکمل چابکی سازمانی است. سرعت پاسخ گویی به واسطه امکان تغییر در فرایند و روابط منعطف در ساختار، که امکان سازمان دهی مجدد را به وجود می آورد، به دست می آید. مدیریت دانش، نیازمند یادگیری مشارکتی در فرایند و مدیریت دارایی دانش در ساختار است که در برگیرنده شناسایی، اکتساب، انتشار و نوسازی دانش است.

اولین عنصر در چابکی سازمانی توانایی پاسخ گویی است. به نظر داو، سازمان در این صورت یکی از اشکال چهارگانه فرصت گرا، نوآور، منعطف و چابک را به خود می گیرد. سازمان فرصت گرا از توانایی واکنش بسیار بالایی برخوردار است، اما توانایی کنشی پایینی دارد. در این شکل، سازمان از بهترین شیوه ها استفاده می کند، به مشتریان خود گوش می دهد و در بهبود توانمندی های فعلی مفید است. برخلاف این سازمان، سازمان نوآور از توانایی کنشی بالایی برخوردار است ولی توانایی

واکنش کمی دارد. سازمان های نو آور بر روی فناوری ها، خدمات، راهبردها و مفاهیم جدید، به منظور پاسخ به شرایط متغیر بازار، تاکید می کنند، با وجود این علاقه چندانی به بهبود محصولات با کیفیت پایین و مسائل موجود در روش های فعلی ندارند. سازمان ها زمانی منعطفند که هم در توانایی واکنش ضعف داشته باشند و هم در ایجاد کنش. سازمان چابک، سازمانی است که در آن هم توانایی های واکنشی بالاست و هم توانایی های کنشی. چنین سازمان هایی در شرایطی که فشارهای بازار بالاست و محیط متغیر و ناپایدار است مفیدند.

رکن دیگر سازمان چابک، مدیریت دانش است که نیازمند یادگیری مشارکتی است. این امر سازمان را توانمند می سازد تا در رویدادهای محیطی اقدام به واکنش درست کند. هیکل در چرخهای به نام تشخیص )احساس(واکنش، رویکردی را، به منظور به کارگیری فرآیندهای یادگیری، پیشنهاد می کند. چنین چرخه هایی به فعالان سازمانی این اجازه را می دهد کهبه تشخیص رویدادهای محیطی بپردازند؛ مفاهیم مرتبط با اهداف سازمانی را تعبیر و تفسیر کرده؛ واکنش درستی به آنها داده؛ آن را به صورت قانون درآورده و به آن عمل کنند و به منظور دست یابی به چنین چرخه های یادگیری، سازمان ها باید بتوانند مجموعه دانش سازمانی، از جمله ایجاد شناسایی، اکتساب و انتقال دانش ضروری برای توسعه، را درست مدیریت کنند. از این رو سازمان های چابک فرایندهای یادگیری و توانمند های مدیریت دانش را به منظور پاسخ گویی به رویدادهای محیطی توسعه می دهند.

قواعد کلی تولید چابک

.1هر چیزی خیلی سریع تغییر می کند و غیرقابل پیشبینی است.

 .2بازار نیازمند حجم پائین، کیفیت بالا، محصولات سفارشی و خاص می باشد.

. 3چرخه زندگی محصولات بسیار کوتاه است.

.4کیفیت جامع و سطوح بالایی از خدمات مورد انتظار است.

.5محصولات و خدمات از لحاظ اطلاعاتی قوی باشند.

اصول چهارگانه تولید چابک

.1  سازماندهی تغییرات کلیدی و مهم

یک سازمان چابک روشی را سازماندهی می کند که اجازه دهد آن سازمان در شرایط متغیر و نامطمئن موفق شود به سرعت خود را با شرایط جدید هماهنگ ساخته و فرصت های بازار و فروش را از دست ندهد.

.2  شیوه بکار گیری افراد و اطلاعات

در یک سازمان چابک، دانش یک ارزش است نوآوری پاداش و جایزه است .اختیار در تمام سطوح سازمان تفویض می شود. مدیریت نیازهای کارکنان و منابع سازمانی و نیازهای روحی و روانی را مهیا می سازد و فضای مسئولیت مشترک برای موفقیت رسیدن وجود دارد.

.3  همکاری جهت بالا بردن شرایط رقابتی

همکاری داخلی با دیگر شرکتها یا سازمانها از دیگر اولویت های اولیه استراتژی شرکتهای چابک می باشد. هدف، آوردن محصولات به بازار به طور سریع و قابل اجرا است .منابع مورد نیاز و رقابتی هر کجا که وجود داشته باشد مورد استفاده قرار می گیرند. این ممکن است سازمان را با دیگر سازمانهای رقابت کننده به شکل واقعی درگیر کند.

 .4 توانا کردن و غنی سازی مشتریان

سازمان های چابک مشکلات مشتریان را دریافتهاند . قیمت گذاری و ارزش محصولات میتواند بر اساس ارزش مشکلات مشتریان، بیشتر از هزینههای ساخت تعیین شده باشد. از جمله گرفتاریهای تولید چابک، چگونگی رفتار با شرکای دیگر، سازمانها و مشتریان است.

اصول زیربنایی چابکی

برای چابکی چهار اصل زیربنایی معرفی شد ه است که عبارتند از:

-1  تحویل ارزش به مشتری

-2  آمادگی در رویارویی با تغییرات

-3  ارزش قائل شدن برای مهارت ها و دانشانسانی

-4  تشکیل دادن مشارکت مجازی

یک سازمان زمانی چابک خواهد بود که به واسطه اهرم کردن دانش و همکاری )داخلی و با دیگر سازمانها( قادر به هماهنگی باشد و به صورت سریع و کارا همه منابع مورد نیاز را خلق، تولید، تحویل و پشتیبانی کند.

توانمندکنندگان کلیدی تولید چابک

1 . توزیع فیزیکی تیم های ساخت و تولید.

.2  بکارگیری ابزار و سنجش سازمانهای مجازی.

.3  بکارگیری ابزار و سنجششرکای چابک.

4 . مهندسی همزمان.

 .5 نمونه سازی و الگوبرداری چابک.

6. یکپارچه سازی سیستم اطلاعاتی تولید /محصول /کسب و کار.

.7  تجارت الکترونیک.

ابعاد تولید چابک

.1 استراتژی ها

.2 فناور ی ها

3. سیستم ها

.4 نیروی انسانی

-1 استراتژی ها

در جهت اجرای الگوی چابک، استراتژی های مختلفی مطرح است که عبارتند از:

الف(  مدیریت زنجیره عرضه: در این زمینه تحقیقات روی انواع آسیب پذیری زنجیره های عرضه، چابکی زنجیره و مدیریت آن و هزینه های موجودی در طول زنجیره عرضه متمرکز است.

ب(  مهندسی همزمان: در اجرای این شیوه تغییرات مکرر طراحی کاهش یافته و به یک روش سیستماتیک طراحی همزمان محصول و فرآیندهای تولیدی منجر می گردد.

-2 فناوری ها

سیستم تولیدی چابک نیازمند فراهم شدن سخت افزارها و نرم افزارهای مناسبی است که امکان تغییرات آرایش سریع سیستم تولیدی از تولید یک محصول دیگر را فراهم کند.

-3 سیستم ها

سیستم تولید چابک باید قادر به ارزیابی سریع فرآیند طراحی محصول از نظر فرآیندهای تولیدی مورد نیاز، زمان های تولید و هزینه های مربوطه می باشد به طوری که بتوان تغییرات طراحی و فعالیت های بدون ارزش افزوده را به حداقل رساند.

-4 نیروی انسانی

یکی از مسائل مطرح در حرکت به سمت یک سازمان چابک چگونگی مدیریت و ایجاد انگیزش در نیروی انسانی است. مشکل ترین قسمت در تحقق هدف مدیریت چابک، تغییر ساختاری و سازماندهی نبوده بلکه تغییر در فرهنگ و شیوه اعمال مدیریت می باشد.

سازمان چابک

تغییرات سریع بازار و فناوری منجر به ایجاد علاقه شدید به این امر شده است که چگونه سازمان ها می توانند به شکل اثربخش به محیط های در حال تغییر پاسخ دهند .

سازمان ها به چند دلیل نیازمند ایجاد چابکی در خود هستند :

1 - وجود فرصت های تجاری محدود است، در واقع وجود رقبای بسیار زیاد مانع از وجود طولانی مدت فرصت های به وجود آمده می شود و هر سازمانی با تمام نیرو به دنبال دست یابی به این فرصت هاست.

2  - نبود توانمندی های سازمانی لازم برای نفوذ سریع محصول جدید در بازار.

3 - سومین عاملی که وجود سازماندهی چابکی را برای سازمان های فعلی ضروری ساخته است، پیش بینی ناپذیر بودن تغییرات مستمر در سطوح گوناگون بازار است.

 -4 چهارمین دلیل و مزیت مهم و کلیدی ایجاد سازمان مجازی است که، به واسطه آنکه سبب تجمیع تمامی توانمندی های موجود در تمامی سازمانهای پراکنده می شود، سازمان می تواند از فرصت های محدود و اندک بازار به سود بیشتری دست یابد. کومر و هندرسون – سلرز در تحقیق خود بیان کردند که روش چابک عبارت است از روشی که تمرکز آن بر کارکنان است، رابطه گرا، انعطاف پذیر )آمادگی برای سازگاری با تغییرات برنامه ریزی شده و نشده در هر زمان(، سریع )تشویق کننده توسعه سریع در محصول(، واکنشی )واکنش درست به تغییرات برنامه ریزی شده و نشده( و یادگیرنده )تمرکز بر اصلاح و بهبود در طول دوره توسعه محصول و همچنین بعد از آن( است. به بیان دیگر، سازمان ها باید تلاش کنند تا با سرعت بیشتر و بهتر از سایر سازمان ها به بهبود صلاحیت ها و توانمندی هایی بپردازند که زمینه ساز چابکی سازمانی است . تحقق چابکی یک فرآیند پویا و مستمر است و محرک های سیاسی، اقتصادی و اجتماعی موجب تاثیرات افزایشی روی سطح نام می برند » فراهم کننده های چابکی « نیاز یک سازمان به چابکی هستند. ابزارهای لازم برای تحقق چابکی که از آنها با نام به شش دسته تقسیم می شوند:

.1 فرهنگ سازمانی

.2 ساختار سازمانی

3. تکنولوژی و فناوری اطلاعات

4. افراد

.5 کیفیت منابع انسانی

.6 سبک رهبری

چابکی سازمان بر مبنای سه مؤلفه کیفیت، سرعت و هزینه سنجیده می شود و اگر سازمان ها در بهبود این مؤلفه ها بکوشند، به چابکی سازمانی دست خواهند یافت. بنابراین یک سازمان زمانی چابیک خواهد بود و از تولید چابک استفاده خواهد کرد که به واسطه اهرم کردن دانش و همکاریهای داخل و خارج سازمانی، قادر به هماهنگی بوده و به صورت سریع و کارا همه منابع مورد نیاز را خلق، تولید و پشتیبانی کند. از این رو سازمان باید:

 .1 اطلاعات حساس را با تامین کنندگان، شرکا و مشتریان به اشتراک بگذارند.

2 . تغییرات بازار و تغییرات در ارزش مشتری را پیش بینی کند.

.3  با حداقل ذخیره موجودی و تولید مبتنی بر تقاضای کششی به تغییرات پاسخگو باشد.

 .4 توانایی انسجام افراد، فرآیند ها، دانش و مهارت ها را داشته باشد.

سازمان های چابک برای درک و پیش بینی تغییرات محیط کسب و کار طراحی شده و در این راستا به ساختاربندی مجدد خود می پردازند. سه عامل اساسی باعث ایجاد و بقا و ارتقای چابکی سازمان ها خواهد بود که عبارتند از: آگاهی ، انعطاف پذیری و بهره وری.

سه راه غلبه بر رقبا در سازمان چابک

همیشه در هر فعالیت، رقبایی وجود دارند که هر چند نمی توان فعالیت آنها را کنترل کرد، می توان تاثیر فعالیت هایشان را بر بازار و کسب و کار خود محدود نمود. در این جا با ارائه ی سه روش ساده، راه افزایش فروش و مطرح شدن در بازار، با کم ترین یا حتی بدون رقابت با دیگران نشان داده شده است:

.1  از روش های بازاریابی غیرقراردادی،غیر کلیشهای و نامتعارف استفاده کنید.

 .2 بازارهای ناب، دست نخورده و زیرپوشش قرار نگرفته را به چنگ آورید.

.3  سعی کنید همواره حرفه ای رفتار کنید.

ویژگی های سازمان های چابک

 -1 مبتنی بر اطلاعات

-2  تمرکز فعالیت ها بر شایستگی ها

 -3 انعطاف پذیری

-4 حذف هزینه های سربار

-5 خلاق همراه با ساختاری مجازی

-6 فقدان سلسله مراتب

-7 تمرکز روی قابلیت های کلیدی

-8 ضرورت وجود اعتماد بین شرکت های همکار

قابلیت های چابکی

عبارت است از توانایی هایی که باید در سازمان ایجاد شود تا سازمان از قدرت، قابلیت های چابکی مورد نیاز برای واکنش مناسب در برابر تغییرات برخوردار باشد.

.1  قدرت پاسخگویی

شناخت تغییرات و پاسخ سریع به توانایی آنهاست. که شامل موارد زیر می باشد: (Responsiveness) قدرت پاسخگویی- احساس، درک و پیشبینی تغییرات- واکنشسریع و فوری به تغییر- ایجاد، اصلاح و بهبود تغییر

2 . شایستگی

مجموعه وسیعی از توانائی ها، که بهره وری فعالیت ها را در جهت رسیدن به اهداف سازمان تامین (Competency) شایستگی می کند. این قابلیت ها شامل موارد زیر می باشد:

-داشتن دیدگاه استراتژیک

-تکنولوژی های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری

-کیفیت محصول

-اثربخشی هزینه

-تعدد معرفی محصولات جدید

-مدیریت تغییر

-قابلیت دانش و شایستگی افراد

-اثربخشی و کارایی عملیات

.3  انعطاف پذیری

توانایی تولید و ارائه محصولات گوناگون و دست یابی به اهداف مختلف با منابع و تجهیزات یکسان (Flexibility) انعطاف پذیری میباشد. انعطاف پذیری در چهار حوزه زیر مد نظر می باشد:

-انعطاف پذیری در حجم محصول

-انعطاف پذیری در تنوع محصول

-انعطاف پذیری سازمان

-انعطاف پذیری افراد

4 . سرعت

توانایی انجام دادن عملیات در کوتاه ترین زمان ممکن، شامل: (Quickness) سرعت

- سرعت عرضه محصولات جدید به بازار

- تحویل سریع و به هنگام محصولات

- سرعت در زمان عملیات

و در نهایت فراهم کننده های چابکی عبارتند از سازمان، نیروی انسانی، تکنولوژی و نوآوری که در واقع به عنوان عوامل ایجاد کننده چابکی در سازمان به حساب می آیند.

اصول طراحی سازمان چابک

این اصول برای هر سازمانی که می خواهد در جهت پاسخگویی و پیشبینی تغییرات بهتر از رقبایش عمل کند، لازم است. هفت اصل طراحی یک سازمان اطلاعاتی چابک به شرح زیر است:

 (1استراتژی منبع یابی

مجموعه ای از تصمیماتی بوده که به تعریف و یکپارچگی منابع داخلی و خارجی می پردازد. ابتدا به تشخیص خدماتی که در سازمان باید انجام شود پرداخته و سپس مسئولیت افراد را به آنان واگذارخواهد کرد.

(2 مدیریت منابع

نقش مؤثری در به کارگیری افراد، مهارت ها و شایستگی ها در جای مناسب خود دارد و به سازمان در تخصیص درست منابع کمک خواهد کرد.

3) شایستگی ها

چیزی که باعث تشخیص بهترین عملکردهای سازمانی است. در گذشته، سازمان های اطلاعاتی سنتی بر مهارت های تکنیکی تکیه داشته اند ولی با حرکت به سمت چابکی به شایستگی ها توجه بسیار شده است.

(4  رهبری

در سازمان های چابک رهبری کمتر بر روی کنترل دستوری متمرکز است و بیشتر روی آماده سازی، هدایت، اثر گذاری، تفویض اختیار و متقاعد سازی تمرکز دارد.

5 ) نوع فرآیندها

در اینجا تأکید روی چگونگی انجام کار توسط سازمان است. به طور کلی تمامی فرآیندها دارای 4 خصیصه کلیدی هستند: قابل مشاهده، قابل اندازه گیری، قابل تکرار، قابل تنظیم.

(6  ساختار بندی

بیشتر بر ساختار سازمانی تمرکز دارد و اینکه اجزای سازمان چگونه در کنار هم قرار گیرند. یک سازمان چابک دارای ساختار قابل انعطاف است.

(7  آمادگی تغییر

سهولت پاسخگویی در برابر تغییرات و تقاضاهای غیر قابل پیش بینی است. آمادگی تغییر، سازمان ها را موفق به کسب فرصت ها )در حقیقت همان چابکی کسب و کار( و رهایی از دشواریها )در حقیقت همان جهندگی سازمانی( می کند.

مزایای حاصل از بهبود و افزایش سطح چابکی سازمانی

.1 پیشبرد سریعتر سازمان به سمت هدف های از پیش تعیین شده؛

 .2خدمت رسانی بهتر،کاهش قیمتها، و ثبات سازمان؛

.3 کسب ارزش در قبال سرمایه گذاری در زمینه فناوری اطلاعات ؛

4. کاهش حجم بودجه اختصاصی در زمینه فناوری اطلاعات؛

5 . برقراری هماهنگی لازم بین سرویس دهندگان فناوری اطلاعات ؛

.6 توانایی سازمان در تغییر فرایندها و بهبود عملیات کاری؛

7. پاسخگویی سریعتر سازمان به نیازهای مشتری؛

8. افزایش رضایت خاطر کارکنان؛

9. پاسخگویی مناسب به تغییرات؛

.10 افزایش ارزش های کاری و عملیاتی؛

.11 توسعه چشمگیر مهارتهای کارکنان؛

.12  توجه و تأکید بر کنترل سازمان؛

 .13 پیشرفت ساختار فرایندهای سازمانی؛

.14  بهبود کنترل هزینه، و افزایش کارایی سازمان به دلیل کنترل و کاهش هزینه ها.